Les employeurs ont un certain nombre d’obligations à respecter en matière de congés payés, le principe étant que les congés doivent être pris chaque année.
Afin de permettre aux salariés de prendre leurs congés, l’employeur doit d’abord fixer la période de congés payés puis les dates de congés.
> Rappel des obligations
À l’égard des représentants du personnel
En l’absence de disposition de la convention collective ou d’un accord d’entreprise, s’il existe un Comité Social et Economique (CSE) dans l’entreprise (obligatoire à partir de 11 salariés), l’employeur doit préalablement recueillir son avis pour fixer la période des congés ainsi que l’ordre des départs en congé. À défaut, une amende est encourue.
À l’égard des salariés
L’employeur doit informer les salariés de la période retenue pour la prise des congés payés, et ce, au moins deux mois avant son ouverture.
En outre, il doit également leur communiquer les dates de départ en congés au moins un mois avant leur départ effectif.
Il est strictement interdit de remplacer la prise effective des congés payés par une indemnité de congés payés.
> Calendrier des obligations légales de l’employeur relatives à la prise des congés payés par roulement
| Dates | Formalités à accomplir | Observations |
|---|---|---|
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1er mars |
Communication obligatoire par l'employeur à l'ensemble du personnel des dates de la période des congés payés, après consultation du CSE deux mois auparavant. |
Information des salariés le plus souvent faite par note de service sous forme d'affichage dans les locaux de l'entreprise et/ou distribuée à chaque salarié de l’entreprise. |
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1er mai |
Début de la période légale de prise des congés payés. |
Obligation de prendre au minimum 12 jours ouvrables consécutifs et au maximum 24 jours ouvrables entre le 1er mai et le 31 octobre. |
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31 mai |
Détermination du nombre de jours de congés payés acquis depuis le 1er juin de l'année précédente, pour chaque salarié. |
Un accord collectif d'entreprise ou d'établissement, ou à défaut un accord de branche, peut fixer la date de début de la période de référence pour l'acquisition des congés. |
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1er juin |
En l'absence d'accord d'entreprise, d'établissement ou de branche, communication obligatoire par l'employeur aux salariés de l'ordre des départs en congés après avis du comité social et économique. |
L'ordre des départs en congé est communiqué par tout moyen, à chaque salarié. |
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Exemple : 31 juillet |
Indication sur le bulletin de paie des dates de congés du mois de juillet et, le cas échéant, de l'indemnité de congés. |
La date de délivrance du bulletin de paie peut être différente. En tout état de cause, il s'agit du bulletin de paie correspondant à une période de paie incluant la période de congés. |
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31 octobre |
Fin de la période légale de prise du congé principal. |
Le salarié peut renoncer aux jours supplémentaires de fractionnement en raison d'un accord collectif (son accord n'est pas nécessaire) ou à la demande de l'employeur. |
> Comment fonctionnent les jours de fractionnement
Sauf stipulations conventionnelles contraires ou renonciation individuelle, les jours de fractionnement sont des jours de congés supplémentaires dus au salarié en cas de constat d’un reliquat du congé principal au 31 octobre.
Il n’est plus possible de renoncer par anticipation au jours de fractionnement.
En effet, la Cour de cassation a décidé que la renonciation par avance prévue dans une clause du contrat de travail n’est pas valable, tout comme une note de service générale portée à la connaissance des salariés.
À combien de jours le salarié a-t-il droit ?
| Reliquat de CP au 31 octobre | Nombre de jours de fractionnement |
|---|---|
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≥ 6 jours ouvrables |
2 jours ouvrables |
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3 à 5 jours ouvrables |
1 jour ouvrable |
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< 3 jours ouvrables |
Aucun jour |
Le défaut d’attribution des jours de fractionnement est passible d’une contravention de 5ème classe appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
En cas de décompte en jours ouvrés, le droit est le même :
| Reliquat de CP au 31 octobre | Nombre de jours de fractionnement |
|---|---|
|
≥ 5 jours ouvrés |
2 jours ouvrables |
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3 à 4 jours ouvrés |
1 jour ouvrable |
|
< 3 jours ouvrés |
Aucun jour |
La renonciation aux jours de fractionnement est toujours possible dans les conditions suivantes :
Renonciation par accord collectif
Un accord d’entreprise, d’établissement ou, à défaut, de branche, peut supprimer ou réduire les jours de fractionnement. L’accord individuel du salarié n’est alors pas nécessaire. La jurisprudence considère que l’accord individuel du salarié n’est pas requis si un accord collectif prévoit que toute demande fractionnée de congés payés formulée par le salarié vaut renonciation aux jours de fractionnement.
Renonciation par accord individuel
À défaut d’accord collectif, les salariés peuvent renoncer individuellement aux jours de fractionnement. Cette renonciation ne se présume pas, elle doit être expresse et non équivoque.
En cas de renonciation, c’est à l’employeur qu’il appartient d’en apporter la preuve.
La preuve est considérée comme recevable lorsque le salarié fait sa demande de congés payés via un formulaire individuel mentionnant que le fractionnement de ces derniers vaut renonciation. Cette solution a le mérite d’être simple à mettre en œuvre dans les entreprises en proposant un modèle unique de formulaire de demande de congés.